+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Ошибки в ведении журналов в кадрах

В некрупных компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате специалиста по кадрам или по другим причинам. Нашу инструкцию мы разработали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение порядка в запущенном кадровом хозяйстве. Инструкцию мы составили просто и доступно, специально чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли навести порядок в кадровых документах, подготовиться к проверке Гострудинспекции. Обратите внимание, что наша инструкция именно примерная, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашей инструкции им нужно будет пройти не в представленной последовательности, а в другой какие-то шаги раньше, а какие-то наоборот позже , возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные в нашей инструкции.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Журналы учета от компании "Кадры в порядке"

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

В некрупных компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате специалиста по кадрам или по другим причинам. Нашу инструкцию мы разработали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение порядка в запущенном кадровом хозяйстве. Инструкцию мы составили просто и доступно, специально чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли навести порядок в кадровых документах, подготовиться к проверке Гострудинспекции.

Обратите внимание, что наша инструкция именно примерная, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашей инструкции им нужно будет пройти не в представленной последовательности, а в другой какие-то шаги раньше, а какие-то наоборот позже , возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные в нашей инструкции.

Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Имеющиеся кадровые документы мы будем проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны будем составить тоже в строгом соответствии с законом. Из кадровой литературы мы рекомендуем книги: "Гострудинспекция на пороге: наво дим порядок в кадровом делопроизводстве" , "Курс кадрового делопроизводства. Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт.

Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Посмотрите этот список документов , которые нужно иметь на участке кадровой работы. В данном списке приведены документы, которые должны быть обязательно на участке кадровой работы; документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; и документы необязательные.

Соберите в организации все документы, которые есть по кадрам. Их в дальнейшем мы будем проверять. Определите список обязательных документов, которых в компании нет, и которые Вам нужно разработать, чтобы восстановить кадровое делопроизводство. И определите список необязательных кадровых документов, которыми компании также целесообразно обзавестись. Здесь есть необходимые журналы регистрации и книги учета для кадровой работы, все графы, развороты и т. Прежде, чем приступить к проверке имеющихся документов и составлению новых документов, нужно узнать, как реально обстоят дела в компании.

Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, c какого по какой час они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.

Дело в том, что в компании, которая работала без кадровика, часто используются бланки правил внутреннего трудового распорядка далее - ПВТР , трудовых договоров и др. И в них содержатся условия совсем не те, что в реальности существуют в компании. Мы сталкивались с тем, что в ПВТР компании у всех установлен нормированный рабочий день с 9. Исходя из реальной картины разумеется, с поправкой на требования закона и учредительных документов будем проверять и составлять кадровые документы.

Заметьте не только закон и реальность будут диктовать нам условия, которым должны соответствовать кадровые документы, но и учредительные документы. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы, которые мы будем проверять и составлять на участке кадров, должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить.

Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности Вы же будете проверять, насколько правильно оформлены с директором трудовые отношения. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда например, с предварительного согласования общего собрания учредителей , и даже порядок утверждения штатного расписания.

Узнаём пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы Вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

При восстановлении кадрового делопроизводства, Вам предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы каким образом отвечает в компании. В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек.

Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если в связи с поручением Вам кадровой работы, таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании соответствующего приказа на Вас.

На нашем сайте есть форма этого приказа:. Приказ о назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. До того, как Вы начнете разрабатывать документы, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в разработке документов, процедурах согласования, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов.

Это можно выяснить из имеющихся в компании документов и бесед с руководством. Если у Вас нет штатного расписания, незамедлительно составьте и утвердите его. Госкомстат РФ Постановлением от На сегодняшний день работодатели продолжают использовать в работе форму штатного расписания, принятую Госкомстатом, при этом дополняют ее необходимыми им графами и столбцами.

При заполнении формы штатного расписания важно не нарушить требования закона. Контролируйте, чтобы сведения оклады, количество штатных единиц, наименования должностей соответствовали реальному положению дел и другим документам. Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатываем новое. Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание в соответствии с требованиями закона к процедуре принятия локальных нормативных актов об оплате труда.

Здесь нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием. Прочитайте материалы сайта доступ свободный : " Штатное расписание: форма и содержание ", " Ознакомление с приказом о внесении изменений в штатное расписание ". Эти же материалы есть в электронной библиотеке "Пакет Кадровика". Проверьте, оформлен ли директор генеральный директор надлежащим образом.

Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами.

Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с ПВТР и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под подпись ознакомьте работников. Наверняка Вы обнаружите, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором.

Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения. Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам.

Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника рублей, а на самом деле он получает уже оклад рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка.

Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах при восстановлении кадрового делопроизводства , то это нарушение, которое нужно исправить. Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника действительно был оклад рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад рублей.

Получится, что у работника оклад рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали?

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора имеются в виду работник и работодатель.

Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам. Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора.

Согласно ст. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись. Более тщательно проверить трудовые договоры а также при необходимости включить в них условия, выгодные работодателю поможет методичка "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик". В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры.

Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками у Вас трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры. На нашем сайте для кадровиков Вы можете скачать статью " Гражданско-правовой договор вместо трудового договора".

Форма приказа о приеме на работу должна быть утверждена работодателем. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику. Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Проверьте дату издания приказа и дату ознакомления с ним работника. Работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу.

Проверьте, есть ли на приказах о приеме работников их подписи.

Что нужно сделать в конце года: памятка кадровику

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия. Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. К онец года связан не только с предновогодним настроением, но и с кучей дел, которые кадровику необходимо успеть в предпраздничной суете. Причем часть из них нельзя избежать — они являются обязательными в силу закона, другие желательно делать на регулярной основе так же в конце года хотя и есть возможность перенести на другое время.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов. Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, так как в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать. Все регистрационные журналы как и книги учета должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой не карандашом , журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:. Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации Журнал регистрации трудовых договоров. Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году. Журнал регистрации личных карточек.

Журнал учета трудовых книжек правила заполнения и ведения

Отношения между работодателем и подчиненным регулируются трудовым договором. Изменение аспектов взаимодействия уровня оплаты, условий работы фиксируется посредством оформления дополнительных соглашений. Данные документы требуют контроля и систематического учета. С этой целью на предприятиях используют журналы регистрации. Для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров Законом не обозначена обязательность регистрации соглашений с подчиненными об условиях труда.

Сегодня рассмотрим тему: "журнал учета трудовых книжек правила заполнения и ведения", постараемся выделить самое главное и, при необходимости алгоритм действий. При этом, вам доступны эксклюзивные комментарии нашего эксперта.

Акция месяца 8- Какие журналы и книги регистрации должны быть у кадровика? Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты.

Восстановление кадрового учета 2018: пошаговая инструкция

Один из обязательных кадровых документов, используемых для фиксации документооборота — журнал регистрации приказов по личному составу. Он нужен для оформления отчетности, связанной с движением кадров — принятии на работу, увольнении или переводе. За заполнение журнала отвечает специально назначенный сотрудник. Так, согласно ст.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Просмотр событий и журналы windows

.

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?

.

До конца года сотрудникам отдела кадров нужно составить график отпусков, в нашем журнале статьи, которые укажут на типичные ошибки О том, какие ошибки допускают работодатели при ведении.

.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

.

Перечислите обязательные журналы и книги регистрации, которые должны быть в кадровом отделе?

.

.

.

Ошибки в ведении ?? журналов в кадрах

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. hauguardmac

    Добрый день Тарас! Подскажите ,а если не резедент Украины завёз авто в Украину , то Украинец сможет ездит на данном авто? Спасибо